Wydział ds. Organizacyjno - Prawnych - WUP TEST - old

Kierownik Wydziału Organizacyjnego:	Agnieszka Paluch
Telefon:	58 326 18 25
Adres:	ul. Podwale Przedmiejskie 30, 80-824 Gdańsk

Do zadań Wydziału należy prowadzenie całokształtu spraw związanych z organizacją pracy w Urzędzie.
Do zadań Wydziału w zakresie organizacyjno – prawnym w szczególności należy:
1. koordynowanie prac nad projektami zarządzeń Dyrektora Urzędu przygotowywanych przez komórki merytoryczne Urzędu oraz nad projektami uchwał zarządu i sejmiku przygotowywanych przez komórki merytoryczne Urzędu oraz opracowywanie projektów regulaminu organizacyjnego, statutu i innych aktów normujących pracę Urzędu, a także dokonywanie ich aktualizacji;
2. przygotowywanie, we współpracy z komórkami merytorycznymi oraz na podstawie odpowiednich procedur, projektów upoważnień i pełnomocnictw dla Dyrektora, Wicedyrektorów i pracowników Urzędu oraz ewidencjonowanie upoważnień i pełnomocnictw;
3. prowadzenie ewidencji wewnętrznych aktów normatywnych Dyrektora Urzędu, aktów normatywnych przekazywanych przez Urząd Marszałkowski oraz umów i porozumień zawartych pomiędzy samorządem województwa i właściwymi ministrami w zakresie realizacji zadań finansowanych ze środków UE oraz ich przechowywanie;
4. prowadzenie ewidencji pełnomocnictw i upoważnień udzielonych Dyrekcji oraz pracownikom WUP;
5. współpraca z organami administracji państwowej i samorządu terytorialnego w zakresie funkcjonowania Urzędu, w tym z właściwymi komórkami Urzędu Marszałkowskiego w sprawach organizacyjno - prawnych;
6. opracowywanie i bieżące przekazywanie informacji prawnych;
7. monitorowanie posiedzeń Sejmiku Województwa Pomorskiego i Zarządu;
8. koordynacja zadań z zakresu sprawozdawczości dotyczącej pracy Urzędu oraz udzielonej przez Urząd pomocy publicznej;
9. organizowanie i zapewnienie organizacyjnej obsługi posiedzeń Pomorskiej Wojewódzkiej Rady Rynku Pracy oraz nadzorowanie realizacji jej wniosków i ustaleń;
10. koordynowanie spraw związanych z udziałem Dyrekcji WUP w pracach komisji, komitetów oraz uczestnictwem w konferencjach i spotkaniach;
11. planowanie i organizacja narad wewnętrznych kierownictwa Urzędu;
12. wykonywanie zadań z zakresu obronności;
13. prowadzenie archiwum zakładowego;
14. ewidencjonowanie, przechowywanie, prowadzenie dokumentacji dotyczącej przeprowadzonych w Urzędzie kontroli zewnętrznych i audytów, a także koordynowanie działań związanych z realizacją wniosków i zaleceń pokontrolnych oraz wyników dotyczących wykrytych błędów systemowych, w tym przygotowywanie informacji o ich realizacji przez Urząd;
15. prowadzenie rejestru skarg i terminowe załatwianie skarg i wniosków we współpracy z odpowiednimi komórkami merytorycznymi Urzędu;
16. koordynacja udostępniania przez Urząd informacji publicznej oraz prowadzenie rejestru udostępnianych informacji publicznych;
17. współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi w zakresie:
  - projektowania i wdrażania Pomocy Technicznej;
  - przygotowywania uchwał, zarządzeń, regulaminów i innych dokumentów związanych z funkcjonowaniem Urzędu;
  - realizacji zamówień publicznych;
  - realizacji projektów własnych Urzędu.
Do zadań Wydziału w zakresie kontroli zarządczej w szczególności należy:
1. prowadzenie spraw związanych z kontrolą zarządczą, a w szczególności:
  - monitorowanie procesu zarządzania ryzykiem oraz określania celów i zadań Urzędu poprzez zbiór dokumentów w tym zakresie;
  - przeprowadzanie i dokumentowanie samooceny systemu kontroli zarządczej w oparciu o wytyczne Ministra Finansów;
  - przygotowywanie i przedstawianie Dyrektorowi Urzędu informacji o stanie kontroli zarządczej na podstawie wyników: monitoringu, samooceny oraz przeprowadzanych w Urzędzie kontroli wewnętrznych oraz zewnętrznych;
  - analiza wyników kontroli zarządczej, proponowanie Dyrekcji działań ulepszających funkcjonowanie organizacji Urzędu na podstawie przeprowadzonych konsultacji z kierownikami odpowiednich komórek merytorycznych, a następnie nadzór nad ich wdrożeniem;
  - ewidencja dokumentów związanych z kontrolą zarządczą;
2. analiza funkcjonalna organizacji oraz inicjowanie działań zmierzających do usprawnienia działania Urzędu;
3. koordynowanie i nadzór nad przygotowywaniem procedur i instrukcji oraz ich zmian w zakresie realizacji programów operacyjnych współfinansowanych z UE.
Do zadań Wydziału w zakresie obsługi sekretariatów i kancelarii ogólnej w szczególności należy:
1. prowadzenie kancelarii ogólnej i sekretariatów Urzędu, w tym nadzór nad salą konferencyjną;
2. monitorowanie prawidłowości obiegu dokumentów w Urzędzie;
3. obsługa elektronicznego podsystemu obiegu dokumentów e-DOK;
4. prowadzenie rejestru biletów komunikacji miejskiej.
Wydziałem kieruje kierownik Wydziału ds. Organizacyjno-Prawnych.