Dowiedz się, jak przebiega kontrola
 

Beneficjencie! Kontrola to przede wszystkim badanie zgodności realizacji projektu z założeniami tj.  z umową o dofinansowanie projektu, przepisami prawa oraz wytycznymi, do stosowania których się zobowiązałeś. Kontrola przeprowadzana jest co do zasady w trakcie realizacji projektu, a także po jego zakończeniu. Powinieneś do niej podchodzić ze spokojem i otwartością, bo wszystkie ustalenia z niej wynikające służą jednemu: żeby Twój projekt odniósł sukces! Gdzie się odbywa i jakie są jej rodzaje? Patrz poniżej:



KONTROLA DOKUMENTACJI (WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ I DANYCH UCZESTNIKÓW)
 To pierwszy etap badania zgodności Twoich działań i weryfikacji realnych dowodów na to co udało Ci się zrobić w okresie sprawozdawczym. To ty sporządzasz wniosek o płatność i w zależności od ustaleń zawartych w umowie składasz go np. raz na miesiąc, raz na kwartał itp. Do wniosku dołączasz dokumenty księgowe oraz dane uczestników. Te wszystkie dokumenty sprawdza Twój opiekun ze strony WUP. Sprawdza, czy Twoje działania są zgodne z zakresem merytorycznym, harmonogramem oraz budżetem wskazanym we wniosku o dofinansowanie. Obowiązkowemu sprawdzeniu podlega Twoja dokumentacja źródłowa dotycząca minimum 5 % pozycji wydatków w danym wniosku.
 
WIZYTA MONITORINGOWA
 Odbywa się w miejscu, gdzie prowadzisz działania merytoryczne (np. w miejscu szkolenia, stażu, konferencji). My przeprowadzamy- bez zapowiedzi - przynajmniej jedną wizytę monitoringową w ramach każdego projektu wybranego do skontrolowania w danym roku. Wizyta planowana jest na podstawie harmonogramów udzielania wsparcia. Oznacza to, że termin naszej wizyty jest najbardziej miarodajny dla realizacji Twojego projektu w konkretnym czasie.
 
KONTROLA PLANOWA
 Odbywa się w Twojej  siedzibie. Pamiętaj! Za siedzibę uważamy także: oddział, filię lub biuro projektu, zlokalizowane gdzie indziej niż główne miejsce wykonywania Twojej działalności. W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie, kontrolę przeprowadzamy  również u partnera projektu. W uproszczeniu zespół kontrolujący, który zjawi się u Ciebie w ciągu kilku dni weryfikuje dokumentację merytoryczną i finansową, może prosić Cię też o dodatkowe wyjaśnienia. Efektem jej przeprowadzenia jest informacja pokontrolna wraz z zaleceniami lub prośbami o dodatkowe wyjaśnienia.
 
KONTROLA DORAŹNA
 Odbywa się w tzw. sytuacjach niestandardowych m.in. w sytuacji gdy wpływa do Nas skarga dotycząca nieprawidłowości lub zaniedbań w realizacji projektu, szczególnie w odniesieniu do uczestników projektu. Wątpliwości mogą również dotyczyć uchylania się od obowiązku składania wniosków o płatność, przekazywania kopii dokumentów. Pamiętaj! O kontroli doraźnej nie zostaniesz poinformowany!
 
 
KONTROLA NA ZAKOŃCZENIE REALIZACJI PROJEKTU
Odbywa się po złożeniu końcowego wniosku o płatność w Naszej siedzibie. Polega na sprawdzeniu kompletności i prawidłowości dokumentacji związanej z realizacją Twojego projektu. Czasami może objąć także kontrolę na miejscu w Twojej siedzibie, zwłaszcza w sytuacji, gdy kontrola na dokumentach nie daje wystarczającego zapewnienia, że cele Twojego projektu zostały osiągnięte, a dokumentacja projektowa jest dostępna i kompletna.
 
KONTROLA PO ZAKOŃCZENIU REALIZACJI PROJEKTU (W TYM TRWAŁOŚCI PROJEKTU)
 Kontrola po zakończeniu realizacji projektu obejmuje głównie kontrole trwałości rezultatów. WUP może podjąć decyzję o przeprowadzeniu kontroli po zakończeniu także w Twojej siedzibie np.
w zakresie weryfikacji prawidłowości rozliczeń finansowych lub zgodności zamówień udzielonych
w ramach projektu z przepisami unijnymi i krajowymi.
 
Kontrola trwałości jest rodzajem kontroli prowadzonej po zakończeniu realizacji projektu. Może być realizowana w Twojej siedzibie lub w miejscu realizacji projektu. W jej trakcie weryfikujemy utrzymanie wskaźników realizacji celów. Np. jeśli trwałość w przypadku tworzenia żłobków polega na utrzymaniu miejsca opieki dla dziecka przez dwa lata od daty zakończenia realizacji projektu to właśnie taki aspekt sprawdzany jest w trakcie kontroli.  Poza tym badamy też dostępność trwałych produktów projektu dla osób z niepełnosprawnościami.
 
KONTROLA KRZYŻOWA
W trakcie tej kontroli sprawdzane jest, czy w ramach kilku projektów nie były sfinansowane te same wydatki. W kontroli tej nie uczestniczysz – prowadzona jest ona bowiem na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym. Możesz dowiedzieć się o niej tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i zostaniesz poproszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji.
 
Po zapoznaniu się ze wszystkimi rodzajami kontroli przekazujemy Ci komplet plików, które powinieneś wypełnić jako beneficjent. Zespół kontrolujący, który Cię odwiedzi będzie oczekiwał wglądu do plików sporządzonych właśnie na tych wzorach. Pliki znajdują się też w zakładce Skorzystaj z programu, Pobierz wzory dokumentów.

Zestawienie personelu projektu
Lista uczestników projektu
Zestawienie zakupów towarów/usług dokonanych w oparciu o rozeznanie rynku
Zestawienie postępowań przeprowadzonych w oparciu o zasadę konkurencyjności
Zestawienie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego
Harmonogram form wsparcia realizowanych w ramach projektu